Mag je klanten altijd mailen?

Het korte antwoord op deze vraag is: nee. Mailen is aan regels gebonden. En dat is maar goed ook. Uiteraard: als het één of enkele zakelijke contacten betreft die je via Outlook een persoonlijke boodschap stuurt, dan is dat geen enkel probleem. Het gaat hier natuurlijk over berichten die je via de software van een E-mail Service Provider verstuurt. Zeker met de laatste update van Gmail die in februari 2024 ingaat en die hogere eisen stelt aan de veiligheid en de regelgeving rondom e-mail, is het goed om de belangrijkste verzendregels weer eens onder de loep te nemen.

De basis op orde: regelingen rondom opt-in

In de online marketing werk je vooral met een confirmed opt-in. Confirmed opt-in is een opt-in-systeem waarbij de toestemming om op een mailinglijst te komen, wordt geverifieerd. Bij Spotler zeggen we ook wel: een aantoonbare of actieve opt-in. Dit betekent dat als een lezer of een klant een vinkje zet op een formulier dat je deze toestemming terug kunt vinden in de software. Het liefst in een overzichtelijk databaseveld. Een voorbeeld van een contactformulier:

Bied Recht tot verzet

Zorg ervoor dat je de inschrijving bevestigt. Het is van belang dat je het Recht tot verzet honoreert. Stel dat je grappige huisgenoot jouw mailadres gebruikt om je in te schrijven voor allerlei nieuwsbrieven, dan moet je dat ongedaan kunnen maken. In de aanmeldbevestiging neem je dus altijd een afmeldlink op.

Dat Recht tot verzet geldt ook voor het hierboven getoonde contactformulier dat klanten invullen als ze een bestelling plaatsen. Vul de checkbox voor toestemming niet vooraf in, maar laat klanten dat vinkje zelf zetten. Zo kun je altijd aantonen dat de lezers van je mailings zelf toestemming hebben verleend.

Verzendrichtlijnen van Spotler

Verder willen we bij Spotler graag dat de verkregen opt-in nog geldig is. Óf je hebt de opt-in het afgelopen jaar verkregen óf – als dat langer dan een jaar geleden is – je hebt het contact het afgelopen jaar minimaal één keer gemaild. Ook als je bijvoorbeeld op een beurs of evenement staat en je vraagt om een mondelinge opt-in, dan willen we graag dat je zo’n contact ook echt mailt. En voor mondeling verkregen opt-ins zijn we nog iets strenger: mail binnen drie maanden en bied altijd het Recht tot verzet.

Mag je klanten mailen zonder opt-in?

Soms mag je klanten mailen zonder een actieve opt-in. Maar ook hiervoor geldt: er zijn regels voor. En die hebben vooral te maken met de inhoud van het bericht. Zo zie je in het contactformulier dat het e-mailadres geen optioneel invulveld is. De klant krijgt per mail informatie toegestuurd. Je ontvangt immers een orderbevestiging, een factuurmail en bezorginformatie. Of anders: voor het versturen van transactionele mails heb je geen actieve opt-in nodig.

De andere uitzondering betreft het servicebericht. Belangrijke updates, wijzigingen in het product of de dienst, terugroepacties e.d. mag je zonder opt-in mailen. Eigenlijk is het heel eenvoudig: alleen essentiële informatie over het aangeschafte product of de gekochte dienst mag je zonder opt-in mailen. Commerciële boodschappen, niet-essentiële informatie, ideële of charitatieve informatie, uitnodigingen voor webinars, trainingen of evenementen en alle polls en enquêtes die je wilt uitsturen, vergen een actieve opt-in.

Let op: er is meer dan opt-in en authenticatie

Voor een goede aflevering is het ook belangrijk dat je onderwerpregels niet te spammy zijn, dat je niet alleen maar afbeeldingen in je mail stopt, dat je geen uitgeschreven URL’s in je mail opneemt en zeker nog 18 andere aspecten spelen een rol bij een goede aflevering. Download ons white paper De aflevering van e-mail; uitleg in 21 begrippen als je daar meer over wilt weten of – als je klant van Spotler bent – volg onze e-course Aflevering.

Wil je meer weten over Spotler? Neem dan geheel vrijblijvend contact op met ons verkoopadviesteam op +31 (0)88 – 103 09 00 of mail ze via sales@spotler.nl. Je kunt ook zelf een online demo inplannen of bekijk onze software voor meer informatie.